Nos tempos modernos, na era do conhecimento, quando a competitividade e a inovação são buscados diuturnamente, a administração dos recursos disponíveis cresce de importância para o alcance dos objetivos e metas.
Dentre os recursos – sejam materiais, humanos, financeiros, etc – o tempo é o mais precioso pois é com seu uso efetivo que todos os outros são postos em coordenação. É o recurso que possibilita o entrosamento entre todos os outros para a produção ou serviço. Sem tempo, permanecemos imóveis.
Diante desta premissa, seu aproveitamento judicioso é requisito fundamental para o sucesso nos empreendimentos pessoais ou profissionais. Muitos instrumentos existem para uma boa utilização do tempo. Uma simples agenda ou um cronograma permitem uma organização mínima que possibilitará, entre outras coisas, a ordenação cronológica das atividades que consomem tempo, levando-nos a um melhor desempenho.
Entretanto, alguns especialistas citam um método que pode organizar melhor nossa vida e transformar-nos em pessoas mais produtivas. De fato, é muito mais do que um meio para organizar nosso trabalho; mas um mecanismo que, se bem aplicado, pode nos ajudar a alcançar o sucesso de nossas estratégias.
Trata-se da Matriz de Gerenciamento do Tempo que organiza as atividades conforme a prioridade. Em vez de focalizar a atenção nas coisas e no tempo, volta-se para a preservação e melhoria dos relacionamentos e na obtenção de resultados.
Segundo esse método, nossas atividades podem ser classificadas segundo a urgência e importância. Urgente significa que a atividade exige nossa atenção imediata. A importância tem a ver com resultados, contribui para a nossa missão, nossos valores e metas prioritárias.
Às questões urgentes nós reagimos. As questões importantes que não são tão urgentes exigem mais iniciativa, mais proatividade. Precisamos agir para aproveitar as oportunidades, para fazer com que as coisas aconteçam.
Podemos então formar uma matriz com quatro quadrantes. O Quadrante I é tão urgente quanto importante. São coisas imediatas, as crises ou problemas. Pessoas que investem muito tempo neste quadrante tornam-se gerenciadores de crise, escravos de problemas.
Pessoas muito envolvidas com o Quadrante I, costumam desafogar o pouco tempo restante no Quadrante IV, em atividades não urgentes e sem importância alguma, como recreação, correspondência, detalhes e pequenas tarefas, em fim a atividades que não trazem nenhum resultado duradouro e positivo no longo prazo.
O Quadrante III trata das questões urgentes porém menos importantes, mas cuja urgência com frequência baseia-se nas prioridades e expectativas dos outros.
Pessoas eficazes devem ficar afastadas dos Quadrantes III e IV porque não são importantes, mesmo que às vezes urgentes. Essas pessoas devem também diminuir o tempo gasto com atividades do Quadrante I. Seu foco deve ser o Quadrante II.
O Quadrante II lida com as coisas que não são urgentes, mas que sempre são importantes. Ele lida com coisas como melhorar os relacionamentos, redigir uma missão pessoal, planejamento a longo prazo, manutenção preventiva, preparação, cursos. Todas essas coisas que sabemos que precisamos fazer mas às quais raramente nos dedicamos, pois sabemos que não são urgentes. São atividades que produzirão ótimos resultados no longo do tempo, como economia de tempo e outros recursos, menos estresse, disciplina e qualidade, desempenhos melhores na profissão e na vida pessoal. Agindo constantemente no Quadrante II, nossa eficácia dará um salto qualitativo.
No início, o único lugar para se conseguir o tempo necessário para o Quadrante II é nos Quadrantes III e IV, posto que não podemos ignorar as atividades urgentes e importantes do Quadrante I, mesmo que elas diminuam de tamanho à medida que se gasta mais tempo na prevenção e preparação no Quadrante II. O tempo inicial para o Quadrante II tem de vir dos Quadrantes III e IV.
Aqui cabe um lembrete. Para sabermos quais atividades são realmente importantes, primeiro precisamos identificar nossa missão pessoal, nossos valores, onde queremos chegar e o que queremos nos tornar, ou seja, é preciso termos um plano para o futuro, pois, como disse o coelho no filme Alice no País das Maravilhas: para quem não sabe onde ir qualquer caminho serve! Não é!?
Exemplo de atividades por quadrantes:
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